Tabla dinámica de Excel: qué es y cómo crear una

Excel es la aplicación reina de las hojas de cálculo; en el colegio, instituto, universidad o la oficina. Esta aplicación tiene infinidad de funciones y herramientas que nos hacen el trabajo más sencillo, pero ¿las conocemos todas?

Una que tal vez no manejes es la tabla dinámica. Pero de hecho es una de las herramientas más potentes que existen en Excel. Utilizando este tipo de contenido puedes analizar de forma rápida cantidades ingentes de información.

También te permite ordenar datos, contabilizarlos, comparar patrones, ver qué tendencias se dan e incluso representarlas. Las posibilidades son más que infinitas, pero debes conocer las básicas primero para arrancar.

¿Qué son las tablas dinámicas de Excel?

De forma sencilla diremos que son una herramienta para resumir, analizar y agrupar datos. Con estas acciones podremos hacer comparaciones, ver patrones e incluso ver las tendencias.

La tabla dinámica de Excel es una especie de informe flexible y práctico para procesar los datos en nuestras hojas de cálculo cuando la cantidad es demasiado grande. Permite visualizar el total de la información de forma compacta; perfecto para correr.

Y resumiéndolo aún más: las tablas dinámicas facilitan el trabajo, la operación, y aportan una mejor perspectiva de una base de datos.

Si no encuentras esta herramienta en tu Excel, puede ser porque el idioma de tu paquete Microsoft esté en inglés. En ese caso, puedes cambiar el idioma o buscar las tablas dinámicas por el nombre de "pivot tables".

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¿Para qué sirven las tablas dinámicas en Excel?

Como hemos dicho, sirven para trabajar con grandes volúmenes de información. Además permiten filtrar de manera adecuada los datos que necesitamos y visualizar los campos de la base de datos que estamos utilizando.

Lo mejor de las tablas dinámicas de Excel es que te permiten mover a tu gusto los campos. Esto sirve para que decidas cuál es la forma en la que mejor comprendes la información para trabajar con ella.

Algunas de las funciones que te permiten hacer las tablas dinámicas son las siguientes:

• Consultar de manera rápida grandes cantidades de información trabajada.
• Ampliar y reducir la información y destacar resultados.
• Filtrar, ordenar y agrupar los datos.
• Visualizar la información por categorías o subcategorías.
• Trabajar con fórmulas de Excel personalizadas o más avanzadas.
• Profundizar en los detalles de las bases de datos o información que deseamos trabajar.
• Obtener distintos resúmenes de datos: trasladar filas a columnas y viceversa (de ahí el pivot en inglés).
• Presentar informes más profesionales de manera impresa u online.

Una de sus puntos fuertes es que podemos realizar un análisis más profundo cuando la información está repartida en varias hojas. Con las tablas clásicas no se pueden cruzar datos de esta forma.

Además, puedes apoyar estas tablas en representaciones gráficas para visualizar las tendencias y poder extraer predicciones o patrones.

Para que puedas aprovechar al máximo esta herramienta, te mostraremos paso a paso cómo crear una Puede ser más lioso de lo que crees así que sigue bien las instrucciones.

¿Cómo hacer tablas dinámicas en Excel?

Manos a la obra. Viene la parte técnica de la herramienta, pero con paciencia y atención se logra.

Empieza por seleccionar las celdas en las que se encuentras los datos que quieres incluir en tu tabla dinámica en Excel. Ah, y comprueba que cuando tengas las celdas escogidas no haya filas o columnas vacías con solo un encabezado.

Para incluir un nuevo elemento, en este caso una tabla dinámica, busca en la parte superior la pestaña "Insertar" y dentro de él selecciona "Tabla dinámica". Acto seguido aparecerá una ventana emergente.

En este cuadro de diálogo, Excel te muestra las opciones que tienes para crear una tabla dinámica. Puedes ver el rango de celdas que has seleccionado por si quieres cambiarlo.

Puedes acceder a las opciones de creación desde la misma hoja que están los datos, o enviarla a una nueva. Lo mejor para tener una visualización más limpia es pedir que te cree una nueva.

En cuanto presiones "Aceptar" podrás ver cómo se añade en el margen inferior una nueva hoja dentro de tu libro. Ahí aparece una caja con diferentes apartados (te explicamos más abajo para qué sirven).

Ahora ya tienes la estructura creada, pero está vacía. Lo único que tendrás que hacer es configurar los campos que deseas visualizar en la tabla. Estos se encuentran en el panel que aparece justo encima de los "cajones".

Organizar una tabla dinámica de Excel

Antes de ponerte a mover cosas a lo loco, primero vamos a explicar para qué sirve o qué hace cada apartado de la tabla dinámica. Los elementos están situados en la columna de la derecha.

Puedes seleccionar y arrastrar cualquiera de ellos hasta el cajón que quieras. Si te confundes, no te preocupes, lo puedes modificar más adelante.

¿Qué son las cajas de la parte inferior?

• Los filtros son aquellos que nos permiten clasificar la tabla entera seleccionando uno o varios elementos, como por ejemplo género, edad o localidad.
• El cajón de la columna facilita la organización de la información por columnas (como era de esperar). Puedes incluir más de un elemento en este apartado si lo necesitas.
• En el lado opuesto se encuentran las filas. Como puedes suponer, organizan los datos por filas, sí, era obvio. De igual manera que en el caso anterior, puedes utilizar uno o varios elementos.
• Por último están los valores, lo realmente importante. Aquí es donde tienes que incluir los datos con los que quieres operar con sumas, máximos, media, contar...

Como podemos ver, crear tablas dinámicas en Excel es algo muy sencillo. A medida que vayas practicando podrás ir a toda velocidad creando visualizaciones y analizando la información que necesites.

No te preocupes si al principio no lo pillas bien. Como ya hemos dicho, esta es una herramienta bastante compleja y requiere práctica para dominarla. Paciencia y a picar datos. 🤓