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Guía básica de Excel: primeros pasos, trucos y más

19 Junio 2024 10:00

¿Cuántas personas han puesto "nivel medio de Excel" en el CV y no tienen ni idea de usarlo? A ver, hay quien piensa que se le puede pillar el truco a este programa y que con un par de tutoriales se puede coger cierta destreza. Y bueno, un poco sí es así.

En realidad, usar Microsoft Excel no es muy complicado, al menos las funciones esenciales. Si bien este programa tiene unos niveles de especialización altísimos, lo básico es fácil de dominar y con un poco de práctica te podrás manejar bastante bien.

Guía básica de Excel: primeros pasos, trucos y más

La inmensa mayoría de las oficinas utilizan este programa para hacer gestiones o cuentas. Aunque ya aparezcan softwares basados en IA que también hagan estas tareas, de momento no hay ninguna que sea capaz de superar a Excel. ¡Es bastante flipante!

Si no consigues pillarle el punto y solo ves un montón de cuadrados sin sentido en la pantalla, te podemos echar un cable para que aprendas a usar Excel. Aquí vas a aprender todo lo básico que deberías saber para usar este programa.

Hay algunas cosas que hemos decidido obviar, como puede ser abrir una hoja en blanco de Excel o seleccionar las diferentes celdas, ya que solo tienes que presionar encima de ellas.

Interfaz de Excel

Una vez hayas entrado en el programa y estés en una hoja, vas a tener todas las funciones disponibles en la parte superior de la pantalla. Es muy parecida a la del resto de aplicaciones del paquete Microsoft 365. Vamos a hacer un repaso general por todas las opciones que tienes.

En primer lugar, tienes el apartado de Archivos, en el que están todas las opciones de modificar, guardar, exportar o abrir documentos. Lo veremos en profundidad un poco más adelante.

Seguimos con la ventana Inicio, en la que puedes modificar el tipo de letra que usas, su orientación y modificar las celdas como quieras. Es en la que apareces por defecto.

Guía básica de Excel: primeros pasos, trucos y más

Justo a su derecha está la pestaña Insertar. Al presionar en ella, aparecerán todas las opciones de colocar elementos dentro de la hoja, como pueden ser imágenes, tablas, mapas, etc.

La Disposición de página es la que se encarga de todo lo relacionado con el aspecto de la hoja. Si quieres cambiar las dimensiones, márgenes o fondo, lo vas a poder hacer desde aquí.

Una de las pestañas más importantes es la siguiente: Fórmulas. En ella, tienes accesos directos a las fórmulas más usadas, para que solo tengas que dar un clic y se coloque.

La última herramienta que debes comprobar por ahora es la Datos, que es la que vas a utilizar para conseguir la información que necesites para tablas o gráficas de cualquier tipo. Hay algunas pestañas más, pero ahora mismo no les vamos a prestar atención.

Plantillas de Excel

Una de las funciones más interesantes que tiene Excel (y que te va a salvar de algún lío) es la de aprovechar plantillas prefabricadas. Vienen en blanco y las vas a poder rellenar con la información que te apetezca.

Puedes acceder a ellas directamente al arrancar el programa o desde dentro de una hoja. Para ello, debes pulsar en la pestaña Archivo y darle al botón que aparece a la derecha, en el que pone Más plantillas.

5 trucos de Excel que todo el mundo debería saber

Te redirigirá directamente a una ventana en la que aparecen diferentes plantillas. Puedes tantear entre las que te aparecen previsualizadas o buscar las que más te gusten. Hay algunas categorías creadas que te pueden venir bien.

Una vez hayas seleccionado la que más te guste, solo tienes que pulsar encima y se abrirá para que la puedas modificar. Solo tienes que cambiar los datos, ya que el resto de las fórmulas se mantendrán.

Rellenar datos en Excel

A la hora de hacer tablas o gráficas, lo más probable es que nos pongamos a hacer secuencias de números. Por ejemplo, si quieres hacer una lista de notas que vaya del 1 al 10.

En vez de ponerte a hacer todos los números de forma manual, lo que puedes hacer es marcar en la esquina inferior de la celda que acabas de rellenar con el 1 y estirar hacia abajo.

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De esa forma, se rellenará automáticamente y no tendrás que escribir los números de forma manual. Con los días de la semana o meses también funciona este método.

Importar datos en Excel

Si quieres aprovechar una lista o información que tienes disponible en otro documento, lo puedes hacer también desde Excel. Para ello, tienes que pulsar en Datos y luego dirigirte a Obtener datos externos.

Te redirigirá automáticamente a las opciones de obtención, en la que tienes que marcar Desde un archivo de texto. Ahora te toca buscar el que quieras usar y darle a Importar.

Guía básica de Excel: primeros pasos, trucos y más

Si el documento que estás usando tenía encabezados, lo mejor que puedes hacer es marcar esta opción con el mismo nombre. Debes darle a Siguiente y luego añadir un delimitador para que no aparezcan todos los datos en la misma celda.

A continuación, te dará la opción de establecer los separadores y dará una vista previa de cómo quedará esa tabla. Cuando lo tengas todo listo y claro, solo debes darle a Finalizar para que aparezca.

Crear gráficas en Excel

Si quieres hacer que tus documentos sean mucho más visuales, no puedes perder la oportunidad de añadir gráficos que ilustren mucho mejor las tablas que hayas creado.

Lo primero que debes hacer es tener una tabla finalizada con todos los datos que quieras representar. Una vez hayas terminado, ve a Insertar y dirígete hacia donde aparecen los gráficos.

gráficos Excel

Hay unos pocos, así que te toca elegir el que más te guste. Ahora, presiona el botón Seleccionar datos. Se te abrirá una nueva ventana, dale a la flecha hacia arriba para marcarlos de forma manual.

Una vez hayas terminado, podrás disfrutar la gráfica que quieras. Si quieres cambiar los datos porque te has equivocado o cualquier otro motivo, lo puedes hacer sin problemas y la imagen se ajustará.

Exportar documentos en Excel

En el momento que tengas la hoja lista, llega el momento de exportar el documento y pasárselo a quien lo necesite. Esto es muy fácil y solo vas a tardar unos pocos segundos.

Debes entrar en Archivos y luego dirigirte a Exportar. Aquí puedes seleccionar el tipo de documento que quieras crear, siempre que presiones en Cambiar el tipo de archivo. Por último, te toca seleccionar Guardar como.

Hay otras tantas funciones algo más complicadas, como pueden ser las fórmulas o los modelados 3D. Si te interesan, te recomendamos bucear un poco en YouTube: ¡hay tutoriales que son auténticas maravillas!

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