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Si lo tuyo es la organización, seguro que te llevas muy bien con las tablas y con tenerlo todo superordenadito. Estos 5 trucos de Excel que todo el mundo debería saber te van a ayudar a que sigas así: ¡en el momento que los descubras no vas a poder vivir sin ellos!
No vamos a engañar a nadie, Excel puede ser un auténtico quebradero de cabeza. Entre que hay que saberse fórmulas especiales, que se manejan un montonazo de datos y que un error lo fastidia todo, hay más de una persona que ha terminado tirando el ordenador por la ventana.
Hay que ir pasito a pasito. Excel es una de las herramientas que más se usan en las oficinas y funciona genial. Solo necesitas aprender un par de tips para sacarle el máximo potencial. ¡Al lío!
Si quieres empezar en el mundillo de Excel, lo mejor es que te apuntes a un curso online para aprender todo lo básico. Al principio, enfrentarse a tantas celdas vacías puede parecer un mundo.
Vamos a dar por sentado que ya conoces todo lo básico sobre este programa. Nos referimos a cómo colocar datos en la tabla o crear los gráficos que vienen predeterminados en la aplicación.
Al manejar mucha información, es posible que te despistes y confundas una columna por una fila. Ponerse a cambiar todo manualmente es un trabajo demasiado pesado, así que mejor aprovechar un truquito.
Lo primero de todo es que la tabla esté creada, la que tiene todo al revés. Vas a copiar el contenido con el clásico "Ctrl + C" y luego pegarlo en cualquier otra parte del Excel que quieras.
Aquí viene el truquito. En vez de pegar el contenido como siempre, debes darle a "Pegado especial". Se te desplegará una nueva ventana con opciones, pero la que te interesa es "Transponer". En el momento que lo pulses, te aparecerá la tabla al revés, es decir, ordenada.
Excel se puede hacer un poco repetitivo cuando trabajas con mucha información parecida todo el rato. Si te equivocas con un dato, te toca comprobar que todos los demás estén bien.
Hay un comando que te puede ayudar a automatizar algunas tablas en las que se repita información. Es especialmente práctico para los documentos en los que se tenga que organizar a personas. El atajo es "Ctrl + Shift + E".
Si vas a organizar una tabla en la que aparecen el nombre por un lado, apellidos por otro y los dos juntos, se puede rellenar en un momento. Lo único que debes hacer es presionar el comando para que se active.
Si prefieres incorporar tu calendario a Excel, te va a venir genial este truco. Sobre todo, para que te des cuenta del tiempo que en realidad tienes disponible para hacer algo.
Esta función está disponible en algunas aplicaciones de calendario, pero Excel no se queda atrás. Lo único que necesitas es aplicar una fórmula entre dos fechas que hayas marcado.
En primer lugar, escribe en la tabla las fechas que te interesan. Tienen que estar con el formato DD/MM/AAAA para que funcione bien. Luego, escribe la fórmula "=DÍAS(celda 1, celda 2)".
Una de las mejores cosas que tiene el programa de Excel (con mucha diferencia) es la posibilidad de hacer cálculos automáticamente con todos los datos que ya tenemos.
Se puede hacer casi cualquier operación que se te ocurra, las básicas son las restas, sumas o multiplicaciones. Aquí tienes algunas de las que más vas a usar seguramente.
Si no tienes mucha idea de cómo usar Excel, puedes aprovechar las plantillas que vienen incluidas en el programa. Hay muchísimas y cada una de ellas se enfoca en diferentes apartados.
Te deberían aparecer en el momento que entras al programa. Ahora bien, si ya has entrado en un documento, puedes comprobarlas si le das a "Archivo" en la esquina superior derecha.
En el momento que presiones "Nuevo", te deberían aparecer todas las plantillas que hay en el programa. Incluye un buscador que te puede venir muy bien para encontrar una que se adapte a lo que necesitas.
Excel es una de las mejores apps de Microsoft: a pesar de todos los avances, la contabilidad de muchas empresas se sigue sosteniendo con este software, ¡como lo lees! Seguro que con estos truquitos lo exprimes al máximo. 😉
