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Un índice es imprescindible a la hora de presentar cualquier proyecto. Lo más común es que lo realices desde la aplicación en la que redactas el contenido antes de exportarlo a PDF.
Word, por ejemplo, es una gran herramienta que ofrece la posibilidad de crear uno de forma automática.
Es cierto que puedes hacerlo a mano, pero utilizar las listas y sangrías, en ocasiones, es más engorroso y complicado. Por tanto, esta opción la descartamos (al menos para trabajos más extensos).
Crearlo de forma automática tiene muchas ventajas, pero la más importante es que si pinchas en uno de los títulos, automáticamente te llevará a ese apartado. Así podrás acceder al contenido que te interesa de forma más directa y rápida.
Para aquellos que quieran crear un índice automático en Word, aquí os dejamos los pasos necesarios y unas funcionalidades extras.
Antes de nada. Word no es tan inteligente como parece, hay que darle unas pistas. Por ello, lo más importante y esencial es marcar los títulos con H1, H2, H3 o su formato correspondiente.
De no hacer esto, será imposible que el sistema cree correctamente la tabla de contenidos. Pero ¿cómo se resaltan los títulos?
Hay dos formas posibles, igual de válidas. Puedes escribir todo el contenido en el mismo formato y después darle forma. Pero también puedes ir modificando el texto a medida que lo vas escribiendo, este proceso da igual mientras lo realices.
Esto se modifica en el apartado “Inicio” dentro del sector “Estilos” con los botones de “Título 2”, “Título 3”…
Lo más aconsejable es cambiarlo al final cuando tengamos clara cuál es la jerarquía de los puntos y los títulos finales, pero como te comentamos, esto no afecta a la hora de crear un índice automático
Ten en cuenta que no tiene la misma importancia un Título 2 que un Título 4; tanto el formato del texto como su tamaño y el resto cambiará. Por tanto, ten esto claro porque afectará de forma directa a la estructura de tu tabla de contenido.
Para que te hagas una idea, dentro de cada uno de los títulos se recogen los de un número mayor, por lo que todos los Títulos 4 que establezcas irán dentro de un único Título 3. Quedaría tal que así:
Puede que lleves un rato largo buscando la palabra “índice” y te hayas vuelto loco porque no aparece nada. Calma, no eres tú, es que esta herramienta no se llama así. En Word, el índice automático se crea como una “Tabla de contenidos”.
Los pasos que te vamos a mostrar son basados en la última versión de la aplicación de Word. Por tanto, si tienes otra instalada puede que se encuentre en el mismo espacio y que este tenga otro nombre. No te preocupes, es casi idéntico.
Cuando ya tengas tu documento listo, ordenado y con los estilos de título marcados (y diferentes secciones señaladas) ya puedes crear la tabla. Revisa que ninguno esté en formato “Normal” porque este no será incluido en el índice.
Colócate al inicio de la página en blanco en la que deseas crear la tabla de contenido. No importa si es la primera, segunda o última, el orden no alterará el resultado final.
En cuanto estés en posición, accede a la parte superior de la pantalla y abre el menú “Referencias” en Word. El lugar es el mismo para todas las versiones.
Encuentra el apartado llamado “Tabla de contenido” y toca sobre él para acceder a la herramienta creadora.
Una vez dentro, escoge el diseño que más se ajuste a tu estilo o el del documento entre todos los disponibles.
Completado este paso, veremos como automáticamente se crea el índice en Word dentro de una página en blanco. En caso de que la fuente, diseño u otro apartado estético no te guste, puedes cambiarlo.
Además, podrás hacer esta modificación cuantas veces quieras, por lo que no te pares mucho tiempo a pensar cuál es el ideal en el momento de crearlo.
Una de las mayores ventajas, como hemos señalado antes, es utilizar este índice para transportarnos hasta el apartado que queremos ver. El mejor método es añadir enlaces, pero lo más fácil es utilizar la herramienta del propio Word.
Para ello, mantén la tecla “Control” o “Ctrl” en tu dispositivo y toca en el punto que quieras. Automáticamente irás a la pagina correspondiente en la que esté ese contenido.
Un consejo: para tardar menos, al exportar el documento como PDF solo tendrás que hacer un simple clic y aparecerás en la página y apartado que desees.
Vale, teníamos todo listo, pero justo nos hemos dado cuenta de que hay un título que no escribimos bien o queremos seguir ampliando nuestro trabajo. ¿Ahora qué?
No te preocupes, puedes actualizar la tabla de contenido para que aparezca correctamente en el índice automático creado en Word.
Con esta herramienta puedes actualizar toda la tabla (incluido texto y cambios de página) o actualizar solo los números de página (útil si no hay títulos nuevos).
Elige la opción que quieras y marca “Aceptar”. Ten en cuenta que Word solo actualizará las tablas creadas automáticamente, por tanto, eso no se aplica a las personalizadas o creadas a mano.
Como ves, no es tan complicado como pensabas, pero tienes que hacer todos los pasos para que se cree correctamente. Ahora ya no tienes excusa para presentar los trabajos totalmente completos con índice en Word.
