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Debajo del artículo de Victor Abarca encontrarás un sorteo muy especial para amenizar lo que queda de cuarentena. ¡Sigue leyendo!
Si hace dos meses me hubieran preguntado si creía que algo como lo que estamos viviendo iba a ser posible te hubiera dicho que no. Y ese “no” lo hubiera repetido varias veces.
Las noticias de cómo el mundo poco a poco se iba encerrando en sus casas, cómo Europa, y los españoles e italianos en concreto, con nuestro espíritu risueño y rebelde, con ganas de salir a las terrazas en cuanto hay dos rayos de sol estábamos quedándonos en casa por el bien de nuestros abuelos, nuestros padres, vecinos y amigos me parecía remoto; como de una realidad paralela. Pero aquí estamos, en casa y con más tiempo para nosotros que nunca.
Ante cualquier situación en la vida siempre hay dos formas de verlo: con el vaso medio lleno, o medio vacío. Yo soy de los que eligen verlo medio lleno, e intentar sacar lo máximo de estar en casa.
Durante estos tres últimos años, y en especial los dos últimos cuando me mudé a Estados Unidos, he trabajado desde casa. Tengo la suerte de que mi trabajo es flexible y me permite acomodarlo como yo quiera, pero al mismo tiempo esta suerte también puede ser una desgracia si no sabes gestionar el tiempo.
Al no tener la presión de rendir cuentas a nadie excepto a ti, que no haya ojos alrededor mirando lo que haces durante tus horas de trabajo o que no haya reuniones puede ser una bendición; pero también una maldición para todos los procrastinadores (los que dejamos para mañana lo que debemos hacer hoy) y créeme que yo tengo un Máster en Procrastinación.
Sin embargo, poco a poco he ido puliendo esto o, más que puliendo, diría que conviviendo con esta parte de mi forma de ser para poder terminar las tareas que necesitan ser completadas. Y al mismo tiempo darme también esos pequeños momentos que son míos.
No hay una fórmula para ser productivo, al igual que tampoco hay una fórmula para ser feliz. Lo mejor es que adaptes los consejos que a mi me funcionan, que experimentes, corrijas y rehagas. Porque si estás leyendo este artículo es porque quieres hacer más con tu día: quieres exprimir esas 24 horas que todos tenemos: quieres ser la Beyoncé de la productividad. Pero déjame que te diga que -aunque Beyoncé tenga también 24 horas como tú y como yo- ella probablemente no friega sus cacharros. Con esto te digo que no hay una realidad única: tú y yo somos personas diferentes, así que adapta y escoge solo lo que funcione para ti.
Dicho esto, ponte cómodo o cómoda, prepárate un café, ¡y allá vamos!
Mis semanas empiezan los domingos por la mañana, con el primer café del día. Tengo una agenda de papel que divide el tiempo en tres secciones: mensual, semanal y diario. La vista mensual de esta agenda no me gusta porque si no soy capaz de hacer la compra a una semana vista, menos soy de poder escribir con tinta lo que voy a hacer dentro de un mes. Para planificar mes a mes uso el calendario del móvil, pero luego te hablaré de eso.
Con la agenda de papel lo que hago todos los domingos es planificar cómo quiero que sea mi semana. Primero comienzo haciendo una pequeña recapitulación de la semana anterior: ¿he conseguido hacer todas las cosas que me había propuesto? Aquí sé sincero contigo mismo: sí o no.
Te vas a dar cuenta que muchos proyectos que la semana anterior pensabas que eran importantes y que debías hacerlos, quizás no eran tan importantes ni urgentes si estabas ahí otra semana sentado con la agenda delante y viendo que no lo habías hecho. Sin embargo también verás que en otros has fallado. Pero en lugar de castigarte y decir “he fallado”, coge un boli y pasa ese proyecto a la semana siguiente.
A mi hay muchos vídeos que “se me hacen bola” y pasan de una semana a otra, y de esa a otra. Algunas veces ese vídeo ya no tiene sentido que lo lance porque ha perdido toda la novedad. Pero de lo que me he dado cuenta es que esos vídeos “que se me hacen bola” son porque realmente no me apetecía hacerlos. Y cuando algo que no me apetece hacer, lo termino publicando se me nota. Mi comunidad me lo nota. Yo me lo noto. Todos lo notamos. Y así podríamos conjugar los verbos.
Con lo que quiero que te quedes es que si hay un proyecto que va saltando de semana en semana, analiza si ese proyecto es tan interesante porque quizás no lo sea. Si el mundo ha seguido girando sin ese proyecto, quizás sea el momento de marcarte un Ariana Grande y decir: “thank you, next”.
Cada semana me planteo 4 proyectos y cada semana hago 3 de esos 4. Uno lo dejo morir.
Cuando ya tengo anotados “a boli” esos proyectos entonces es cuando voy a una aplicación. En mi caso uso OmniFocus 3 en el iPad.
Uso esta app más por inercia que por comodidad. Es una app algo cara y compleja, pero que mi OCD se queda completamente satisfecho cuando desgrano cada proyecto en tareas accionables.
Un buen sustituto de OmniFocus es Todoist y esta aplicación la encuentras tanto en Android como en iOS. La mejor parte es que es gratis. Tiene una versión Premium, pero que no es necesario saltar a ella si no es para hacer un uso muy intenso de la herramienta.
Estas dos aplicaciones son gestores de tareas. Se basan en el método de productividad de David Allen de “GTD” (Getting things done), pero entre tú y yo: el libro es gordísimo y puede resumirse en “divide y vencerás”. Esta expresión no sé si la popularizó Maquiavelo, Trajano o Julio César, pero estoy seguro que fue alguien que hacía de la guerra su profesión.
Y organizar tu semana tiene mucho que ver con el arte de la guerra: se basa en declararte enemigo de tumbarte en el sofá y hacer scroll infinito en tus redes sociales.
Cuando estés delante del panel de Todoist desgrana cada proyecto en tareas, y estas en pequeñas tareas que son acciones.
Imagina que una tarea es una receta de cocina; tan de moda estos días en los que todos nos hemos reconvertido en panaderos y pasteleros.
Los proyectos son como ese plato especial que quieres cocinar, y las tareas son los pasos que debes hacer para lograr el plato, y las acciones son los grados a los que debes poner el horno o la harina que debes usar.
Mi consejo aquí es que no te vuelvas loco con desgranar los proyectos, y atomizarlos hasta llegar al núcleo, porque al final solo conseguirás que Todoist u OmniFocus sean tu trabajo.
Dedica a esto como mucho una hora y media los domingos, y después diariamente úsalo como una especie de tabla a la que le rindes cuentas. Pero no dediques a esto mucho tiempo: no planifiques tanto y haz más. O dicho de otro modo: deja de planificar y vive más.
Lo bueno de ser tú mismo quien gestiona el tiempo, es que tú eres quien te marcas tus objetivos, y cada tarea que tachas de la lista estás más cerca de lograr esos objetivos.
No te marques objetivos irrealizables para estos días. Asúmelo: no vas a tener un six-pack para este verano. Pero puedes marcarte otros objetivos también muy bonitos: terminarte el libro que llevabas 7 años posponiendo, aprender a cocinar un plato que te gusta o algo tan sencillo como llamar todos los días a alguien que te importa, dedicarle una hora de tu tiempo y hacerle sentir acompañado en un momento como este.
Una vez que ya tienes fijadas las tareas que quieres realizar, y que has desgranado en acciones: éstas hay que ponerlas en el calendario. Aquí yo uso la app de iOS de Calendario (llámame básico), pero puedes usar Google Calendar o cualquier otra. El calendario como tal lleva sin reinventarse desde hace dos mil años, así que elige el que más te guste porque todos hacen más o menos lo mismo.
Para mi es muy importante que esté sincronizado con todos los dispositivos: iPhone, Mac, Surface, e incluso pantallas inteligentes.
Quiero ser capaz de pedirle a Google en la pantalla inteligente que me diga qué cosas tengo que hacer hoy, y me responda. Y eso solo se consigue con un calendario sincronizado.
Es muy importante que marques esas tareas que dividiste en Todoist u OmniFocus en tu calendario y este lo sigas.
Yo divido mi tiempo en ocio (personal), trabajo y formación. Para mi estos tres están al mismo nivel: si no me dedico tiempo para mi no voy a trabajar correctamente. Y si no me formo, me desactualizo y…nadie quiere ver un canal de tecnología en YouTube que habla de ordenadores que salieron hace un año, ¿o sí?
Lo que quiero que saques de aquí: poner en un calendario las tareas que tienes que hacer es darles un espacio en el tiempo para realizarlas. Pero sé real contigo mismo: si escribir un artículo para Bloygo te lleva tres horas, no pongas una hora en el calendario (y sí, es un guiño). Uno no para de aprender de los errores que comete porque no somos máquinas, somos humanos. Y como tal, también debes entender que hay momentos en los que estarás agotado. Si vas a dormir una siesta, anótalo.
Antes te contaba que los domingos me reservo un hueco para anotar mis proyectos. Esto es un 50% de la historia. La otra parte viene todos los días mientras me tomo mi café de por las mañanas. Ese momento lo reservo para escribir en mi agenda de papel las tres cosas que quiero completar ese día. Escribo con una intención: hoy quiero cumplir (tareas) porque es importante para (proyecto en el que estés trabajando).
Pero también anoto justo al empezar el día una pequeña frase de agradecimiento. Me siento como Leonardo DiCaprio, preparándose cada año para recoger el Oscar que nunca llega, pero cuando lo haga, tendré un montón de frases de agradecimiento.
Para mí es una forma muy positiva de empezar el día y hace que cada cosa pequeña cuente: he podido hablar con mi abuela por FaceTime, o con mis padres, o he podido disfrutar del sol desde la terraza de casa.
Si algo estamos aprendiendo de esta cuarentena, es que cada pequeño detalle que la vida tiene con nosotros cuenta.
Muchas veces valoramos la productividad basándonos en lo que entendemos por el trabajo previo a esta crisis global, pero cuando todo esto pase (y pasará pronto, de eso estoy seguro), es que el mundo será diferente a como lo habíamos dejado.
Me encantaría que todos fuéramos un poco mejores con nosotros mismos, que nos queramos más, que nos respetemos más, que nos emocionemos por las pequeñas cosas que nos da la vida como el sol, las nubes, o el compartir un helado con nuestros amigos.
Y que dejemos atrás la sensación de no ser suficientes o de no hacer suficiente.
Así que el mejor truco de productividad que puedo darte es que si decidieras no hacer nada durante estos días, tumbarte y hacer una maratón de series, o jugar a Animal Crossing (levanto la mano), o mirar cuantos lunares tienes, quiero que sepas que está bien. Porque todo está bien. Todo estará bien.
Y por si uno de tus planes tiene que ver con hacer reuniones que puedas escuchar perfectamente (o cocinar mientras bailas al ritmo de J Balvin), rellena este formulario para entrar en el sorteo de un altavoz Bluetooth de Sony. ¡Participa!
